まだアナログで消耗してるの？（現状整理）
2016年12月末日現在、私が働いている法人組織について。 整理のために、どんなことを私が不当・不適切だと思っているかをまとめる。
「まだアナログで消耗してるの？」
- 利用者への連絡はプリント（紙に印刷して配布）
- 利用者情報は紙に記入してもらい、そのまま保管・参照する
- 日報、週報、年間計画などがすべて紙に手書き
- 出欠履歴がすべて紙に手書き、集計は手計算
- 仕事に必要な実施予定は紙で作成する
- 実施予定は職員全員分印刷して配布する
- 週1回ペースで行われるミーティングは職員全員参加
- そのミーティングの大部分を占めるのは実施予定の読み上げと確認、そして研修報告
- 利用者がイベントに申込む方法は電話かメールフォーム
- 全利用者と全職員の住所録（住所氏名電話番号を含む）が作成され、全員に配布される。
- 最終的に経営者が判断する資料は紙に書かれたもの。
- 利用者個々人の動向は手書きで連絡する。
- 利用者の送迎は、ホワイトボードと口頭連絡および無線で確認する。
- 病欠者の管理は紙で行う。（ある時点での病欠数の集計はその都度紙をめくり計算する）
- 職員同士の連絡はメモを使う。
- 職員の机の上には出欠について記載されたメモが5〜8件貼られている。
- 作業用に自由に使えるパソコンは3台のみ。職員は20人以上いるので、誰かが使っている間は待つ。
- 利用者からの出欠や遅刻早退の連絡は電話で受け、メモに書いて担当者に渡す、ホワイトボードに記述する。
- 連携施設への連絡はFAX。
- イベントのプログラムは複数の紙を切り、貼り合わせて構成する。（カラー両面印刷を切り抜く、で十分代替できそうなのにもかかわらず）
とくに私が気にしていることは、こういったアナログ作業が多発しているせいで、情報の見通しが悪く、あとから振り返ろうにも容易ではないことが多いという点である。 口頭やメモによる連絡は良いと思うのだが、連絡の数が多すぎて整理されていない上、担当者に渡っていないこともしばしば発生する。 手書きにかかる時間や集計にかかる時間が多く、本来すべき仕事時間が圧迫されている。
こういった状況について、長年勤めている人は気にしていないし、新しく入った人はそういうものかと受け入れている。 業務改善に関する視点がそもそも育っていない。
